Tutti i vantaggi della firma elettronica

Quello della firma elettronica è un fenomeno che si sta diffondendo rapidamente negli ultimi anni. Sempre più aziende ricorrono a questo strumento per sostituire la firma autografa, anche in virtù del fatto che il progresso della tecnologia sta rimpiazzando i documenti cartacei con formati digitali. La firma elettronica ha lo stesso valore legale, a livello nazionale e comunitario, ed è ugualmente vincolante. È un sistema informatico con la funzione di comprovare la validità e l’autenticità di un documento digitale. Garantisce inoltre l’assoluta inalterabilità del documento stesso. Il presupposto per potersene servire è la semplice installazione di uno dei numerosi software appositamente creati, ad esempio quello proposto dalla società europea Yousign.com.

In generale, il loro utilizzo è estremamente facile. La scelta di attrezzarsi di un programma che supporti la firma elettronica sul luogo di lavoro, comporta diversi vantaggi per le aziende. Questi riguardano principalmente il risparmio di tempo e un’aumentata sicurezza.

Risparmio di tempo

Per quanto riguarda il primo punto, grazie alla firma elettronica non è più necessario stampare e consegnare a mano i documenti come avverrebbe per quella autografa. È sufficiente inviare il documento per e-mail. I formati digitali adatti per apporre la firma sono svariati e universalmente diffusi, come PDF, doc, xls. Non è richiesta nessuna estensione particolare. Allo stesso modo, i documenti validabili possono essere di qualsiasi tipo: contratti di lavoro, bilanci, fatture, documenti della Pubblica Amministrazione.

Lo stesso software è in grado allo stesso tempo di ordinare questi documenti. Le pile di fogli e cartelline stipate in armadi e cassetti vengono così rimpiazzate. Al loro posto, ordinate cartelle contenenti file digitali. La conseguenza è tempo risparmiato dalla stampa, dallo scambio del documento e dalla sua archiviazione, spendibile nelle attività amministrative.

Alti livelli di sicurezza

L’altro grande vantaggio derivante dall’utilizzo della firma elettronica riguarda la sicurezza. Una volta depositata, questa è impossibile da falsificare o duplicare. Essa attesta in modo inequivocabile l’identità di chi sottoscrive. Inoltre, i documenti condivisi sono tutti protetti da un rigido sistema di crittografia che viene continuamente aggiornato. Una garanzia per la custodia e la totale protezione di tutti i dati sensibili che vi sono contenuti. Il sistema di archiviazione fornito dal programma evita che i file vadano perduti o si danneggino, rischio cui sarebbero esposti i corrispettivi cartacei. Infine, la privacy individuale viene rispettata e protetta in modo efficace tramite un hosting la cui validità è comprovata dal fatto che solo il proprietario sia in possesso dei dati di accesso. Riassumendo, la firma elettronica è uno strumento molto vantaggioso per le imprese. Consente di snellire le procedure burocratiche e i tempi che richiede la loro espletazione in favore del core business, e permette il raggiungimento di livelli di sicurezza prima impensabili. Da non sottovalutare, un altro effetto collaterale ugualmente positivo: l’impatto ambientale. La possibilità di evitare di stampare pagine e pagine di documenti, oltre ad essere un risparmio economico per l’azienda, è in linea con una filosofia improntata all’ecosostenibilità. Quella dell’adozione della firma elettronica è in tutto e per tutto una scelta innovativa.