Perché conviene scegliere un software per la gestione fatture elettroniche

La gestione contabile e quella amministrativa rappresentano il cuore pulsante di qualsiasi attività. Conoscere lo stato dei pagamenti, monitorare le entrate e le uscite tenendo debitamente conto delle scadenze è importante per imprimere sempre la spinta giusta al business e intervenire celermente in caso di difficoltà o intoppi. Troppo spesso quando si sceglie di orientarsi in questo vasto mondo ricorrendo al fai da te o impiegando una risorsa ad hoc si finisce per perdere tempo e denaro. Tempo che potrebbe essere utilizzato per svolgere attività molto più redditizie, affidando la contabilità a un software per la gestione delle fatture elettroniche.

Il sistema viene automatizzato e ottimizzato

Scegliere di affidare la fatturazione elettronica a un gestionale vuol dire dotarsi di un sistema che consente sia di emettere direttamente le fatture nel formato richiesto (fatturazione attiva) sia di riceverle dai fornitori (fatturazione passiva). Inoltre permette di gestire in maniera automatizzata tutti gli adempimenti necessari e connessi, in primis la trasmissione del documento al Sistema di Interscambio (SDI), così come la firma digitale e la conservazione delle fatture. L’intero procedimento di gestione fatture elettroniche viene reso automatico, in tal modo riducendo le operazioni manuali e dunque scongiurando l’errore umano (che non può mai essere eliminato del tutto). Il fattore della celerità è essenziale per avere un maggior controllo sulle proprie finanze. I solleciti e i pagamenti vengono entrambi automatizzati, saranno i promemoria a ricordare ai clienti e all’azienda date o scadenze da rispettare.

Come si emette una fattura elettronica

La gestione fatture elettroniche comincia da un primo e fondamentale passaggio. Bisogna inserire il nuovo cliente nell’anagrafica, indicando nominativo o denominazione sociale, codice fiscale o Partita IVA, indirizzo di fatturazione, modalità per i pagamenti e così via. Per svolgere un’operazione di fatturazione attiva sarà sufficiente avviare la funzione di emissione fatture. Una volta cercato il codice corrispondente, sarà il programma a indicare i dati del cliente per strutturare il documento. Si procede poi all’inserimento di beni e servizi oggetto della vendita, assieme alla quantità e al loro valore unitario. Provvederà il software a calcolare il valore complessivo della fattura.

L’emissione del documento potrà essere confermata una volta inseriti i dati e dopo il superamento di una verifica amministrativa. Le aziende di grandi dimensioni generano ogni giorno una certa quantità di documenti, che è più facile richiamare in via digitale e consultare in blocco se necessario. Si potranno generare file PDF e XML, quest’ultimo è il formato necessario a provvedere correttamente all’invio al Sistema di Interscambio. Come detto, sempre tramite il software per la gestione fatture elettroniche si può provvedere anche alla ricezione dei documenti provenienti dai propri fornitori. Il programma rende ogni passaggio più semplice e spedito: bastano pochi clic. Tra i vantaggi offerti da tale strumento ci sono:

  • risparmio di tempo e carta in ottica green e sostenibile,
  • l’archiviazione è digitale, quindi gli spazi sono ottimizzati,
  • il SDI monitora e controlla i documenti aumentandone la sicurezza,
  • i movimenti dei documenti digitali sono sempre tracciabili,
  • in caso di controllo fiscale le relative operazioni saranno rese più celeri.